ধাপ ০১:- কোন দলিলের নকল প্রয়োজন তা ঠিক করুন

কোন দলিলের নকল প্রয়োজন বিক্রয় দলিল, দান, হস্তান্তর, বন্ধক, উইল ইত্যাদি—তা নির্ধারণ করুন। মূল দলিল হাতে থাকলে শেষ পাতার উল্টোদিক থেকে দলিলের সাল, বালাম বই নম্বর, পৃষ্ঠা নম্বর নোট করে নিন।

ধাপ ০২:- প্রয়োজনীয় তথ্য প্রস্তুত করুন

যদি মূল দলিল না থাকে, তাহলে অন্তত নিচের তথ্য সংগ্রহ করুন:

• দাতা/বিক্রেতা বা গ্রহীতা/ক্রেতার নাম
• মৌজার নাম
• জমির বিবরণ (যদি জানা থাকে)

এসব তথ্যের ভিত্তিতে সূচিবহি অনুসন্ধান করা হয়।

ধাপ ৩:- তল্লাশি ও পরিদর্শনের আবেদন জমা দিন (Form 36)

নকল চাইলে প্রথম ধাপ হলো ৩৬ নং ফরমে সূচিবহি তল্লাশি/রেকর্ড অনুসন্ধানের জন্য আবেদন করা। আবেদনটি সাব-রেজিস্ট্রি অফিসে জমা দিন এবং তল্লাশ ফি পরিশোধ করুন।

ধাপ ৪:- রেকর্ড অনুসন্ধান সম্পন্ন হওয়া

অফিস আপনার দেওয়া তথ্য অনুযায়ী ১/২/৩/৪ নং বহি এবং সংশ্লিষ্ট সূচিবহি থেকে দলিল খুঁজে বের করে। খুব পুরনো দলিল হলে জেলা রেকর্ড রুমে পাঠানো হতে পারে।

ধাপ ৫:- নকল সংগ্রহের আবেদন করুন (Form 37)

তল্লাশে রেকর্ড মিললে ৩৭ নং ফরমে আবেদন করে সার্টিফাইড কপি (নকল) চাইতে হবে। দলিল নম্বর, বালাম বই নম্বর, পৃষ্ঠা নম্বর ইত্যাদি সঠিকভাবে পূরণ করতে হবে এবং নকল ফি জমা দিতে হবে।

ধাপ ৬:- কোন বহির নকল কে পেতে পারেন

• ১ও২ নং বহির নকল যে কেউ সংগ্রহ করতে পারেন।
• ৩নং বহি(উইল) সম্পাদনকারী, এজেন্ট, মৃত্যুর পর আবেদনকারী।
• ৪নং বহি: সম্পাদনকারী, দাবীদার বা তার এজেন্ট।

ধাপ ৭:- নকল সংগ্রহ ও যাচাই

সার্টিফাইড কপি প্রস্তুত হলে অফিস থেকে সংগ্রহ করুন। নিশ্চিত করুন নকলের প্রতিটি পাতায় রেজিস্ট্রি অফিসের সিল ও স্বাক্ষর আছে কিনা এবং দলিল নম্বর সঠিক কিনা।

ধাপ ৮:- নথি সংরক্ষণ ও ভবিষ্যৎ ব্যবহারে প্রস্তুতি

নকল/সার্টিফাইড কপি নামজারি, কর আপডেট, জমি যাচাই বা আইনি যে কোন প্রয়োজনে ব্যবহৃত হয়। তাই নকল ও রশিদ নিরাপদে সংরক্ষণ করুন।

ধাপ ৯:- সমস্যা হলে করণীয়

• রেকর্ড খুঁজে না পেলে সাব-রেজিস্ট্রি অফিসে পুনরায় তথ্য যাচাই করুন।
• খুব পুরনো দলিল হলে জেলা রেকর্ড রুমে যোগাযোগ করুন।
• উইল/৩ নং বহি সম্পর্কিত ক্ষেত্রে প্রয়োজন হলে আইনজীবীর সাহায্য নিন।